FAQ

Trouvez les réponses aux questions que vous vous posez sur nos services de permanence téléphonique médicale BELENOS.

A qui s’adresse les prestations de télésecrétariat BELENOS ?

Depuis 2004, BELENOS apporte une écoute et une approche PATIENT.
Avec une formation initiale de secrétaire médicale et une formation quotidienne de notre équipe supervision, nos collaboratrices répondent promptement à tous les appelants dans le respects des instructions de nos clients.

Comment fonctionnent nos services ?

Transférer votre ligne téléphonique de votre consultation vers un numéro de téléphone (SDA) que nous vous avons communiqué préalablement,
Une télé-secrétaire médicale dédiée répond à vos patients dans les meilleurs délais,
Une prise en charges des rendez-vous et messages vous sont transmis en temps réel et une traçabilité de tous les mouvements vous sont apportés (disponible: 24H/24 – 7J/7),
Lors d’une urgence médicale ou un appel d’un confrère, l’opératrice va vous transmettre la communication,
Dans le respect des instructions émises initialement et des consignes apportées quotidiennement, votre télé-secrétaire médicale orientera sa réponse aux patients,
Tous nos mouvements peuvent être transmises par courriel, SMS ou télécopie.

Comment gère-t-on vos appels téléphoniques ?

Dès la 1ère tonalité, votre appel téléphonique est accompagné par un prédéccroché personnalisé au nom de votre cabinet médcal,
Avant la 3e tonalité, votre télé-secrétaire dédiée va répondre promptement à votre patient,
Si votre télé-secrétaire est occupée, votre appel téléphonique sera géré par l’une des 3 autres secrétaires disponibles.

Vous avez peu d’appels ? votre volume d’appels est fluctuant à travers les mois ?

BELENOS trace 3 typologies de clients :

les Quotidiens : ces praticiens ont effectué un transfert permanent de tous leurs appels téléphoniques du cabinet médical vers leur secrétariat externalisé BELENOS,
les Hebdomadaires : le cabinet médical nous transfert ses appels téléphoniques durant la fermeture du cabinet et/ou l’absence de la secrétaire du cabinet médical,
les Ponctuels : durant les congés du praticien, BELENOS a la charge de la gestion des appels du cabinet médical, de compléter l’agenda et d’orienter le patient en cas d’urgence médical.

Comment facturons-nous nos prestations ?

Nous proposons un choix de forfaits en fonction du volume d’appels entrants.
Tous nos forfaits intègrent tous les outils et services d’un télésecrétariat.

Au terme de votre semaine d’essai gratuite, nous vous communiquerons le volume d’appels entrants durant la semaine écoulée et nous pourrons établir une estimation mensuel.
Lors de chaque facturation mensuelle, nous prenons le forfait adapté à la consommation du mois écoulé.

Comment garantissons-nous une Qualité et une Liberté à tous nos clients ?

La direction BELENOS apporte les garanties suivantes :

l’intégralité de nos prestations sont réalisés en France,
toutes nos collaboratrices sont embauchées en CDI (contrat à durée indéterminée,
toutes nos conversations téléphoniques entrantes sont enregistrées,
l’une de nos superviseuses s’assure du respect de vos consignes et une formation quotidienne de chaque opératrice,
en cas d’absence maladie, une opératrice de substitution est promptement disponible,

Pour garantir une liberté d’actions de nos clients, BELENOS apporte :

chaque contrat est à durée indéterminée,
aucun préavis de résiliation,
tous les mouvements saisis (votre dossier) sont votre propriété.

Que deviennent vos appels après la fermeture du secrétariat (après 20H) ?

Lors de la fermeture du télésecrétariat (après 20H00), un répondeur personnalisé est activé et oriente votre appelant vers l’urgentiste de garde de votre choix.
De plus, nous pouvons effectuer un transfert téléphonique vers une numéro de garde.

Comment pouvez-vous prendre connaissance des actions réalisés (appels, rendez-vous, messages…) ?

Depuis notre interface interactive, vous pouvez prendre connaissance de toutes les actions saisies par tous les intervenants et sur la période de votre choix.

Grâce à un outil de traçabilité optimum et un historique d’appels, chaque client garde un oeil averti sur tous les échanges vocaux et écrits.

Quels sont les outils technologies apportés gracieusement par BELENOS ?

Avec une volonté de mettre à disposition les meilleurs outils de communication à nos clients, BELENOS apporte les moyens financiers nécessaires à ses ambitions :

agenda en ligne,
standard téléphonique avec 3 appels simultanés par client,
interface multi-supports > ordinateurs (MAC/PC), tablette et smartphone,
rappel RDV par courriel ou SMS (possibilité de doubler les rappels,
traçabilité de tous les mouvements,
enregistrement et historique des appels téléphoniques,
prise de rendez-vous patient par internet,
envoi/réception de télécopie,
gestionnaire de tâches,
mini-site internet par praticien.

Comment reconnaître l’appelant avant le décroché de la télé-secrétaire ?

Avec un couplage de la téléphonie et de la base contact, notre standard téléphonique permet à l’opératrice :

NOM et prénom du patient,
date du précédent appel téléphonique,
date du dernier rendez-vous,
date du dernier message,
profil du patient (ex: VIP, rendez-vous manqué, attention…).

Comment personnaliser l’agenda de chaque praticien ?

Car chaque praticien a une méthodologie de consultation particulière, les outils BELENOS nous permettent d’affiner chaque dossier :

multi-canevas (quotidien, vacances, remplaçant…),
durée de consultation différentes en fonction des soins,
désignation et couleur du type de soins,
rappel rendez-vous SMS par rapport au type de soins ou nouveau patient,
rappel de consigne avant la validation du rendez-vous,
envoi automatisé message au praticien, etc…