En tant que professionnel de santé ou de soins, vous êtes confronté à de nombreuses tâches administratives pour gérer l’activité de votre cabinet médical : réception des appels, gestion administrative des patients ou encore prise de rendez-vous. Pour toutes ces raisons, l’externalisation de votre service d’accueil téléphonique auprès d’une permanence téléphonique s’avère être la solution idéale.
Vous gagnez du temps et menez des consultations sans interruption tout en vous rendant disponible en permanence par téléphone. Cependant, sur le marché de la permanence téléphonique, on retrouve de nombreuses entreprises proposant la gestion des appels entants ainsi que la gestion des agendas. Comment choisir le service de télésecrétariat médical le plus en phase avec vos besoins ? De quelle façon s’assurer du professionnalisme des secrétaires à distance ?
Retour sur 5 étapes clés pour choisir une permanence téléphonique fiable à destination des professions médicales et paramédicales.
Étape 1 : la spécialisation du service de secrétariat externalisé
Cela peut paraître évident, mais toutes les sociétés commercialisant un service de permanence téléphonique ne sont pas expertes dans le médical et le paramédical. On relève différents types de télésecrétariat :
- Le centre d’appel générique qui s’adresse à toutes les professions libérales, aux PME ou encore aux TPE (avocats, comptables, médecins, assurances, électriciens, etc.).
- L’indépendant assurant seul la prestation de permanence téléphonique. Il peut lui aussi proposer un service générique ou dédié aux professionnels de santé, avec néanmoins une propension à réaliser les tâches réduite.
- L’entreprise spécialisée dans le télésecrétariat médical et paramédical, capable de répondre aux exigences des différentes disciplines.
Il est essentiel de connaître ces différences, car il en joue de l’image de votre cabinet médical et de la fidélisation de vos patients. Le secteur médical est complexe, il est nécessaire que le secrétariat téléphonique soit géré par des secrétaires expérimenté·e·s, formé·e·s aux métiers de la santé. Ils doivent notamment être capable de faire preuve d’empathie et de détecter les appels urgents.
L’atout Belenos : service de permanence téléphonique médical, Belenos met à disposition des télésecrétaires exclusivement de formation médicale. Situées dans nos centres d’appel français, nos équipes s’adaptent aux exigences des médecins généralistes et des médecins spécialistes. Respect du secret médical, identification des urgences médicales, transfert d’appels, prise de messages, bonne orientation des patients… Un secrétaire, même à distance, doit pouvoir répondre à ces critères pour gérer efficacement la prise en charge de vos patients par téléphone.
Étape 2 : la flexibilité de la permanence téléphonique
Toutes les entreprises de télésecrétariat médical ne proposent pas les mêmes services. Certaines solutions vont vous proposer uniquement la réception des appels et la prise de rdv, tandis que d’autres vont réaliser d’autres tâches et vous donner accès à des outils. L’amplitude horaire est également à vérifier : les télésecrétaires réceptionnent-ils les appels du lundi au vendredi ? Du lundi au samedi ? Sur quelles plages horaires ?
Le plus avantageux est de vous tourner vers une permanence téléphonique flexible. Elle doit pouvoir s’adapter à vos besoins, et ce, à tout moment. Prenons l’exemple d’un cabinet médical ou d’une clinique qui dispose déjà d’une équipe d’accueil. Certaines périodes peuvent nécessiter l’appui d’un ou d’une secrétaire à distance pour les aider à gérer les appels entrants et les rendez-vous en cas de débordement. Ainsi, vous pouvez solliciter les services d’une permanence médicale de façon ponctuelle ou en permanence. Pour cela, mieux vaut privilégier un télésecrétariat médical réactif et modulable, tant sur les tâches que sur son amplitude.
Le conseil Belenos : commencez par lister les tâches que vous souhaitez déléguer et vérifiez que la permanence puisse répondre à ces besoins. L’externalisation de votre accueil téléphonique se doit d’être sur-mesure. C’est pourquoi Belenos a développé 4 forfaits étudiés avec des professionnels de santé, avec la possibilité de souscrire à certaines options additionnelles (téléconsultation médicale, rappel des rendez-vous par sms…). La facturation s’adapte en temps réel d’après les tâches et les appels entrants réceptionnés par votre télésecrétaire. L’objectif est de bénéficier d’un secrétariat externalisé adapté à votre volume d’appels et à vos besoins. Ainsi, vous pouvez vous dégager du temps pour vous concentrer sur votre métier : les soins du patient.
Étape 3 : les outils à disposition des télésecrétaires et des médecins
De nombreuses solutions numériques permettent de faciliter la gestion de votre cabinet médical, clinique ou hôpital. Ainsi, certaines permanences réalisent des partenariats avec des acteurs du médical et développent des outils en propre. À titre d’exemple, Belenos propose des outils sécurisés dédiés aux médecins :
- Un agenda médical en ligne, réel outil collaboratif entre vous, votre secrétaire et vos confrères.
- Synchronisation d’agendas.
- Une messagerie unifiée regroupant vos messages : les messages pris par votre télésecrétaire, les e-mails, les fax envoyés.
- La prise de rendez-vous par Internet avec notre outil Calendovia ou notre partenaire Doctolib.
- Un service de téléconsultation médicale depuis votre accès Belenos, grâce à nos partenaires Maiia et MaQuestionMédicale.
- Le rappel des rendez-vous par sms pour limiter les absences de consultation (service compris dans les formules Sérénité et Sérénité +, en option dans les forfaits Découverte et Confort).
- Une application mobile pour consulter votre agenda partout, à tout moment.
Étape 4 : la localisation et l’ancienneté de la permanence téléphonique médicale
La localisation de la plateforme téléphonique est un élément déterminant dans le choix de votre permanence médicale pour deux raisons :
- Elle reflète le sérieux de l’entreprise et donc, la qualité du service de secrétariat téléphonique. Même si la domiciliation du call center est en France, certaines entreprises délocalisent auprès de sites offshore (Tunisie, Maroc, etc.) pour proposer des prix défiant toute concurrence au détriment de la qualité du service.
- Elle impacte directement les tarifs que vous propose la plateforme téléphonique, puisque des secrétaires français·es ne seront pas rémunéré·e·s de la même façon qu’un ou une télésecrétaire délocalisé·e.
Réaliser des économies à la souscription peut être dangereux, car c’est la qualification des équipes qui vous permettront de mieux gérer votre activité. Par ailleurs, votre standard téléphonique est essentiel pour fidéliser votre patientèle.
En complément, avant d’externaliser votre accueil téléphonique, vérifiez l’ancienneté de l’entreprise. Cela indique entre autres, la fiabilité de ses services.
Les engagements Belenos : la solution Belenos regroupe une vingtaine de secrétaires et de superviseurs en CDI, à temps plein, bénéficiant de formation continue. Entreprise à taille humaine, nos équipes sont basées à Strasbourg et à Saint-Dié-Des-Vosges, recrutées selon leur qualification dans le secrétariat médical. Nous sommes spécialisés depuis plus de 15 ans dans la prise en charge des patients par téléphone pour accompagner les médecins du secteur médical et paramédical.
Étape 5 : les avis de l’entreprise de télésecrétariat médical
Dernière étape : les avis clients. Certaines permanences téléphoniques affichent les avis des médecins qui ont l’occasion de collaborer avec leurs télésecrétaires. Réel gage de qualité, cela met en exergue la transparence de l’entreprise.
En complément, renseignez-vous autour de vous, peut-être que certains de vos confrères sont accompagnés par la permanence téléphonique en question !
Pour vous aider à faire votre choix, vous pouvez disposez d’un essai gratuit sur une durée de 7 jours pour tester la solution Belenos.
