Vous avez décidé d’opter pour un service de secrétariat médical ? En tant que professionnel de santé ou de soins, disposer d’un accueil téléphonique présente de nombreux avantages : gain de temps, fidélisation de la patientèle, réputation de votre clinique ou de votre cabinet, augmentation du nombre de prise de rendez-vous, consultations sans interruption… pour ne citer qu’eux ! Mais saviez-vous que vous pouvez externaliser ce type de service auprès d’une permanence téléphonique 100% médicale ?
Parcourons les différentes solutions qui s’offrent aux professions médicales et paramédicales pour la gestion de votre secrétariat et surtout, à quel prix.
Secrétariat médical : combien coûte l’embauche d’un ou d’une secrétaire ?
En France, le salaire brut mensuel d’un secrétaire médical débutant est de 1 550€. Dans la fonction publique hospitalière, il serait de 1 450€ par mois. À cela s’ajoute les charges patronales et les frais liés à la logistique à savoir : logiciels de gestion (agenda, ERP, CRM…), outils de bureautique (mobiliers, équipement téléphonique) et des charges annexes (électricité notamment).
Si l’embauche d’un secrétaire ou d’un assistant demande un certain investissement, c’est évidemment à la hauteur des tâches réalisées : accueil des patients, préparation de la salle d’examen ou de soins, archivage, réception des appels téléphoniques, gestion d’agenda voire des plannings de plusieurs médecins au sein d’un cabinet de groupe, rédaction de courriers et de comptes rendus médicaux, etc.
Pourtant, disposer d’un secrétaire médical pour gérer votre secrétariat peut vite se montrer comme un investissement élevé. Face à un volume d’appels importants, votre secrétaire peut se retrouver en situation de surcharge, l’empêchant de réaliser d’autres tâches.
Le saviez-vous ? Un appel téléphonique pour une simple demande de prise de rendez-vous dure entre 1 à 2 minutes pour un médecin. Cela représente en moyenne 1/10 d’une consultation. En définitive, répondre à un appel qui concerne une demande de RDV vous coûte 2,50€. Au-delà du coût, c’est autant de temps qui vous empêche de vous concentrer sur vos consultations et donc, sur les soins aux patients. Sans tenir compte des autres appels en lien avec les demandes de documents administratifs, de suivi patient et d’urgences médicales.
Quel est le tarif d’un secrétariat médical externalisé ?
De nombreux médecins font le choix de souscrire à un service de télésecrétariat médical externalisé pour la gestion d’appels et la gestion d’agenda. Un service de secrétariat externalisé peut intervenir de façon ponctuelle pour venir en soutien à vos équipes (congé, débordement, maladie) ou en permanence.
Tout comme un secrétariat, il s’adresse à toutes les professions du médical et du paramédical : médecin traitant, dentiste, ophtalmologue, radiologue, obstétricien, gynécologue, infirmier libéral, ostéopathe… mais aussi à toutes les structures (cabinet, clinique, centre de soins, service hospitaliser, Ehpad). Mieux vaut, et de loin, se diriger vers une entreprise de télésecrétariat uniquement dédiée aux médecins, qu’une permanence généraliste qui s’adresse à toutes les professions libérales. C’est la meilleure façon de soigner votre relation client et de fait, la réputation de votre cabinet médical.
L’avis de l’expert : là où l’embauche d’un assistant médical coûte en moyenne 15% de la recette brut d’un cabinet, le télésecrétariat représente 5%. La solution de la permanence téléphonique médicale est un intermédiaire parfait, offrant un niveau de compétence en secrétariat élevé tout en réduisant les coûts d’infrastructure et de collaboration.
Service flexible, vous avez la liberté de choisir parmi différentes formules pour profiter d’un service adapté aux besoins de votre clinique ou de votre cabinet médical. De façon générale, la facturation se fait à l’appel. En moyenne, un service de permanence téléphonique coûte entre 0,50€ et plus de 1€ l’appel. Pourquoi un tel écart de prix ? Car il y a une vraie distinction à faire entre une entreprise française qui dispose d’une équipe de professionnels du secrétariat médical et l’entreprise située en France qui sous-traite auprès de sites offshore à l’étranger pour proposer des tarifs alléchants.
Le conseil Belenos : n’hésitez pas à demander à la société de télésecrétariat si ses secrétaires sont bien de formation médicale et s’ils sont situés dans des centres d’appels français. Vous pouvez également consulter les avis clients ou demander conseil auprès d’autres professionnels de santé.
La flexibilité d’une permanence téléphonique médicale se trouve également dans les services proposés. Prenons l’exemple de la solution Belenos, d’après la formule choisie, vous accédez :
- À la réception de l’intégralité de vos appels entrants sur une plage horaire optimale : du lundi au vendredi de 8h à 20h et le samedi de 8h à 12h.
- À un prédécroché personnalisé, ainsi qu’à un décroché rapide en votre nom.
- À des experts du secrétariat médical qui identifie la nature des appels pour une bonne orientation des patients : urgences médicales, demande de rendez-vous, demande d’informations.
- Au transfert d’appels vers GSM et vers une seconde ligne du cabinet.
- À la gestion d’un ou de plusieurs agendas, avec un accès à notre outil d’agenda en ligne. Belenos intègre également l’accès aux plateformes Doctolib et Maiia.
- À la réalisation de tâches administratives comme la retranscription de comptes rendus médicaux (fichiers audios ou écrits), la relance des rendez-vous par sms pour limiter les oublis ainsi que leur confirmation par e-mail.
- À la téléconsultation médicale grâce à nos partenaires Maiia et MaQuestionMédicale, depuis votre abonnement Belenos.
- À des outils sécurisés et performants pour faciliter la collaboration avec votre secrétaire à distance : messagerie unifiée, application mobile, agenda partagé.
Souscrire à un service de secrétariat médical externalisé est l’alternative parfaite pour les professionnels de santé et de soins qui cherchent le meilleur rapport qualité/prix.
