En tant que professionnels de santé et de soins, l’externalisation de votre secrétariat téléphonique représente un avantage économique non négligeable. Au-delà de l’aspect budgétaire, c’est également une opportunité de gagner du temps pour vous concentrer sur votre métier. Pour que la prestation de permanence téléphonique soit de qualité, une solution : faire appel à une entreprise de secrétariat à distance spécialisée dans le secteur médical.
Différentes formules sont proposées par les sociétés, mais comment déterminer celle qui est réellement adaptée aux besoins de votre cabinet médical ?
Quelles sont les missions des permanences téléphoniques ?
Économiquement intéressante pour toutes les professions libérales, mais aussi pour les services hospitaliers et les maisons de santé, la solution du télésecrétariat médical répond à de multiples enjeux.
Que peut vous apporter un service de secrétariat médical à distance ?
Vous collaborez avec des professionnels du secrétariat à distance doté d’un niveau de compétence élevé, à même d’améliorer votre image et de fidéliser votre patientèle (relation client optimisée). L’accueil téléphonique est le principal point de contact entre vos patients et vous, de fait, il se doit d’être de qualité. Vous concernant, vous pouvez mener vos consultations sans interruption pour vous concentrer sur votre métier : l’écoute des patients.
Cependant, il est essentiel de vérifier la domiciliation non pas seulement du siège de l’entreprise, mais du centre d’appel lui-même. Certaines entreprises, même situées en France, sous-traitent auprès d’autres pays où les ressources sont bon marché. Excepté l’avantage tarifaire, cette méthode offre rarement un service de qualité.
Un accueil téléphonique externalisé inclut également la gestion administrative de votre cabinet ou de votre clinique médicale. Selon la solution pour laquelle vous optez, votre secrétaire à distance peut gérer des tâches administratives essentielles pour vous faire gagner du temps. Exactement comme une équipe en présentielle !
Permanence téléphonique : quelle est la palette de services proposée par les télésecrétaires ?
D’une solution à une autre, les services de secrétariat à distance proposés ne seront pas les mêmes. De façon générale, mieux vaut privilégier une entreprise 100% experte dans le secrétariat médical pour être sûr de trouver satisfaction dans l’étendue de son offre. On peut citer notamment :
- La gestion des appels entrants ainsi que la prise de messages.
- Un accueil personnalisé avec une attente et un décroché en votre nom.
- La prise de rdv par téléphone, voire la confirmation et la relance des rendez-vous.
- Le filtrage des appels pour identifier sa nature (appel urgent, demande d’informations, de suivi de dossier, etc.).
- Le renvoi des appels urgents sur une seconde ligne du cabinet ou encore le transfert d’appels vers GSM.
- La gestion d’agenda, voire de plusieurs agendas afin d’intervenir auprès des différents praticiens d’un même cabinet.
- La retranscription des comptes rendus médicaux.
- L’envoi de courriers ou la transmission de documents par fax.
- L’accès à des outils dématérialisés tels que la prise de rendez-vous par Internet, la téléconsultation médicale ou encore l’agenda partagé (entre praticiens et secrétaires).
Que vous soyez médecins généralistes, médecins spécialistes, kinésithérapeute, cardiologue ou encore infirmier libéral, il est essentiel de lister toutes les tâches que vous souhaitez déléguer afin de vous tourner vers une permanence adaptée. En outre, Belenos vous propose de tester sa solution gratuitement pendant 7 jours afin de déterminer le volume d’appels mensuels et les services adaptés à votre cabinet.
Le conseil de l’expert : mieux vaut se diriger vers un télésecrétariat exclusivement dédié au secteur médical et paramédical. On retrouve sur le marché des centres d’appel qui accompagnent de nombreuses entreprises et professionnels libéraux : TPE, PME, avocats, etc. Or, si vous voulez tirer tous les avantages d’une permanence téléphonique, il est essentiel que les secrétaires à distance soient expérimentées dans les métiers de la santé. Certaines exigences, comme le respect du secret médical, la discrétion, la bonne retranscription des comptes rendus médicaux et surtout l’identification des urgences médicales par téléphone sont indispensables. En outre, une entreprise formée aux professions médicales a plus d’amplitude qu’une secrétaire indépendante (en freelance).
Un abonnement à la carte, c’est possible ?
Belenos proposent des forfaits modulables. Ces abonnements offrent plus de flexibilité pour répondre à vos besoins qui peuvent varier sur la durée. À titre d’exemple, vous pouvez faire appel à un télésecrétariat médical pour assurer votre accueil en permanence ou de façon ponctuelle. Certains services hospitaliers ou cabinets disposent déjà d’une équipe d’accueil et décident de solliciter un secrétaire à distance en cas de surcharge de travail ou de débordement.
Vous pouvez aussi souhaiter déléguer uniquement la réception des appels entrants et la gestion d’agendas sans pour autant externaliser des tâches administratives. Une bonne permanence téléphonique est une permanence qui saura s’adapter à l’ensemble de vos besoins.
Permanence téléphonique médicale : quelles sont les formules et les options Belenos ?
Sans engagement, la solution Belenos a été pensée autour de 4 forfaits entièrement étudiés avec des professionnels de santé. La facturation s’adapte en temps réel, puisque la tarification est à l’appel. Vous pouvez souscrire à tout moment à des options comme la téléconsultation médicale ou encore le rappel des rdv par sms.
La formule DÉCOUVERTE
Le plafond d’appels mensuels est limité à 100-150 appels, ce qui en fait une formule idéale pour gérer les appels et les rendez-vous d’un seul praticien ou encore pour intervenir en soutien de votre standardiste. L’accueil personnalisé est inclus dans l’offre avec un répondeur et un décroché rapide en votre nom, ainsi qu’une bonne orientation de vos patients.
Vous disposez d’un accès à l’agenda partagé ainsi que de la prise de rendez-vous par Internet depuis notre outil Calendovia.
La formule CONFORT
Le plafond d’appels mensuels passe à 300-550 appels. Vous disposez de 2 accès pour la gestion de votre agenda. Des services comme la confirmation des rendez-vous par e-mail, la synchronisation avec Google Agenda, le transfert des appels vers une seconde ligne et vers un GSM ainsi que l’émission/la réception de télécopie par fax sont inclus dans le forfait. En complément, vous accédez aux historiques des appels gérés par votre secrétaire.
La formule SÉRÉNITÉ
Le plafond d’appels mensuels est de 550-800 appels, ce qui vous permet d’externaliser votre accueil téléphonique en permanence. En plus des services proposés dans le forfait CONFORT, SÉRÉNITÉ offre 3 accès utilisateurs afin de gérer le planning de plusieurs praticiens.
En complément, le service de rappel de rendez-vous par sms est inclus dans la formule afin de réduire considérablement le taux d’absentéisme du cabinet médical.
La formule SÉRÉNITÉ +
Vous accédez à la version la plus complète de la solution Belenos pour optimiser la prise en charge par téléphone de vos patients. Votre secrétaire à distance traite l’ensemble des appels et des rendez-vous indépendamment du nombre d’appels : +800 appels par mois, accès illimité à l’agenda partagé.
Belenos ne demande aucune installation particulière. L’offre est active sous 24h à 48h après la souscription. Vous pouvez effectuer une demande de devis gratuitement depuis notre site Internet et découvrir nos services annexes comme la téléconsultation médicale.
Bon à savoir : la solution Belenos est représentée par une équipe d’une vingtaine de personnes expérimentée dans la permanence téléphonique médicale. Superviseurs et secrétaires sont situés dans nos plateformes téléphoniques françaises à Strasbourg et Saint-Dié-des-Vosges. Entreprise à taille humaine, tous nos secrétaires sont employés en CDI, à temps plein, et disposent de formations pour s’adapter constamment aux réalités du marché.
