Avec des taux de décrochés largement insuffisants (<50%), l’accessibilité téléphonique pour la prise de rdv en consultation constitue le 1er motif d’insatisfaction et de plaintes chez les patients.
Vous payez pour un service de télé-secrétariat mais vous vous rendez compte qu’on ne gère que vos appels entrants sans vraiment de réels services en plus ? Le décroché téléphonique est trop long ? La qualité de réponse est insatisfaisante malgré vos consignes ?
Certes on répond à vos besoins d’établissements, qui ne sont pas en mesure de prendre les appels téléphoniques car vous manquez de temps et/ou de ressources humaines, mais vous voulez plus !
La permanence téléphonique médicale est une composante fondamentale de la prise en charge du patient dans tous les domaines médicaux. Elle impacte directement le service médical et cela tout au long du processus de prise en charge de vos patients. Elle joue également un rôle clé dans le recrutement des patients futurs.
Faire face aux demandes complexes
Il est important de s’assurer en première intention de l’accueil téléphonique médecin, de proposer la prise de rendez-vous simple mais aussi de savoir faire face à des demandes plus compliquées des patients. La qualité d’une télésecrétaire est aussi de savoir rediriger ou orienter l’appel vers l’interlocuteur compétent dans le cas d’une prise de rendez-vous plus complexes.
Le patient ne doit en aucun cas percevoir un doute ou une incompréhension lors de son appel et il important qu’il soit rassuré d’avoir une réponse immédiate et fiable. Bien que les appels représentent pour la majeur partie la prise de rendez-vous, il est aussi important de savoir assurer la prise en charge de messages en l’absence de l’interlocuteur compétent qui ne serait pas immédiatement disponible. Le suivi des messages et assurer une réponse dans un délai raisonnable fait partie intégrante d’un service de qualité.
La relation « patient » : une priorité
N’oublions pas que la relation « patient » et la relation « humaine » vont de pair ou même ne font qu’un ! Il est nécessaire qu’amabilité, disponibilité et réactivité soient les maitres mots de votre télésecrétaire. Savoir analyser et prendre en charge la demande de rendez-vous de consultation, savoir expliquer les différentes démarches et vos protocoles font partie intégrante d’un service de qualité aux yeux des patients.
Belenos, une solution complète
Belenos est LA permanence téléphonique externalisée, pensée pour répondre aux exigences des professionnels de santé. Belenos vous apporte une solution complète. Avec plus de 100 000 appels/mois, nos télésecrétaires médicales répondent aux appels des patients et assurent une prise en charge complète des appels. Les opératrices sont garantes d’un accueil téléphonique professionnel de qualité.
Belenos offre la flexibilité en répondant aussi à vos demandes ponctuelles de permanence téléphonique, à votre besoin d’élargir les plages horaires de votre secrétariat actuel et/ou de remplacer une secrétaire médicale pendant ses congés.
Mettre à votre disposition les outils de communication indispensables pour traiter, contrôler et superviser toutes les requêtes de votre patientèle est notre priorité pour vous fournir une prestation complète et sereine.
Belenos deviendra primordial dans vos activités avec une personnalisation et une interactivité de votre agenda en ligne, une mise en place d’un prédécroché et le choix de votre répondeur avec une messagerie mutualisée. La visibilité en temps réel des appels et messages traités permet une traçabilité précise et grâce à l’enregistrement de toutes les conversations téléphoniques. Un superviseur s’assure du respect de vos consignes pour établir une véritable relation de confiance avec vous.